Prozessdigitalisierung bedeutet Zukunft. Wer sie meistert, wird die wirtschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit erfolgreich bewältigen. Denn digitale Prozesse sind nicht nur fehlerfreier und kosteneffizienter als analoge Vorgänge. Sie sind Voraussetzung, um neue Technologien wie künstliche Intelligenz einzusetzen und so die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Doch laut Digitalisierungsindex nutzen deutsche Unternehmen die Vorteile, ihre Prozesse zu digitalisieren, noch längst nicht optimal. Zeit, das zu ändern.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, warum Sie jetzt in Ihre Prozessdigitalisierung investieren sollten und wo Sie am besten starten. Ich kläre die wichtigsten Fragen rund um die Einführung und gebe Ihnen unsere Best Practice Roadmap an die Hand, damit Sie die digitale Transformation Ihres Unternehmens entscheidend vorantreiben können.
- Definition: So verstehen wir Prozessdigitalisierung nach 17 Jahren am Markt
- Ohne Prozessdigitalisierung verlieren Unternehmen an Wettbewerbsfähigkeit
- Die größten Chancen der Prozessdigitalisierung für mittlere und große Unternehmen
- Welche Prozesse lassen sich besonders gut digitalisieren?
- In 5 Schritten zur erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Prozesse
- Standardsoftware vs. Individualentwicklung: Was eignet sich wann?
- Unsere 6 häufigsten Anwendungsfälle: Hier lohnt sich Prozessdigitalisierung am meisten
- Von diesen Herausforderungen sollten Sie sich nicht entmutigen lassen
- Fazit: Prozessdigitalisierung als Basis der ZukunftsfähigkeitFazit:
- FAQ:Häufige Fragen zur Prozessdigitalisierung
Definition: So verstehen wir Prozessdigitalisierung nach 17 Jahren am Markt
Bevor ich zu den praktischen Fragen der Prozessdigitalisierung komme, lassen Sie mich ein gemeinsames Verständnis schaffen, worüber wir überhaupt reden. Prozesse sind das Herzstück von Unternehmen. Sie beschreiben eine Abfolge von Tätigkeiten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen und finden tagtäglich in jedem Unternehmen statt, sei es bei der Rechnungsstellung, der Urlaubsbeantragung oder der Bestellabwicklung. Die Komplexität von Prozessen variiert stark und kann von wenigen abteilungsinternen Schritten bis zu konzernübergreifenden Tätigkeitsfolgen mit zahlreichen involvierten Personen reichen. Dementsprechend unterschiedlich anspruchsvoll ist die Prozessdigitalisierung.
Beispiel: Urlaubsantrag. Viele Arbeitsschritte, ein Prozess.
Für den Urlaubsantrag muss Ihr Mitarbeiter zunächst in einem digitalen Tool seine gewünschten Urlaubstage markieren. Die Teamleitung wird bestenfalls automatisiert darüber informiert, prüft den Urlaubszeitraum und genehmigt ihn, wenn nichts dagegen spricht. Per Klick löst der Teamleiter eine Benachrichtigung an die Personalabteilung aus, damit sie den Urlaub dokumentieren kann. Gegebenenfalls werden auch der Teamkalender und das Zeiterfassungstool mit den Urlaubsinformationen aktualisiert.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Prozessdigitalisierung bezeichnet den Einsatz digitaler Systeme und Anwendungen, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Im Gegensatz zur Prozessautomatisierung, bei der einzelne – meist digitale – Prozessschritte automatisiert werden, geht es bei der Prozessdigitalisierung um die ganzheitliche Digitalisierung von Prozessen.
Papierdokumente werden dabei nicht einfach in digitalen Systemen abgebildet. Prozesse werden im besten Fall überdacht und die Datenerfassung, -analyse und -verarbeitung mithilfe der digitalen Möglichkeiten so optimiert, dass Ergebnisse schneller erzielt und Kosten gespart werden, die Zusammenarbeit vereinfacht wird und bessere Entscheidungen ermöglicht werden.
Wir haben in den vergangenen 17 Jahren am Markt zahlreiche Projekte zur Prozessdigitalisierung erfolgreich umgesetzt. Die grundlegenden Schritte hierbei sind zwar identisch, doch die bestehenden Systeme und Anforderungen sind in jedem Unternehmen unterschiedlich – und genau darin liegen die Herausforderungen. Deswegen die Prozessdigitalisierung hinauszuschieben, kann für Sie jedoch keine nachhaltige Lösung sein.
Ohne Prozessdigitalisierung verlieren Unternehmen an Wettbewerbsfähigkeit
Deutschland ist in puncto Digitalisierung besser als sein Ruf. Der DESI-Index der Europäischen Kommission misst den Reifegrad der Digitalisierung im europäischen Vergleich. Bei den unternehmensbezogenen Indikatoren liegt Deutschland im Mittelfeld. Für die internationale Spitzenklasse reicht es jedoch nicht. Wenn Ihr Unternehmen in Zukunft wachsen oder seine Marktposition ausbauen möchte, müssen Sie die Chancen der digitalen Technologien voll ausnutzen. Andernfalls drohen massive wirtschaftliche Nachteile.
- Mangelnde Effizienz: Prozessdigitalisierung sorgt für Geschwindigkeit und Effizienz. Wenn Ihr Unternehmen seine Prozesse nicht mithilfe von KI und Automatisierung auf Produktivität und Kundenservice optimiert, hat es im Vergleich zu Wettbewerbern, die neue Technologien nutzen, mittelfristig das Nachsehen. Es agiert langsamer und kann nicht den Grad an personalisierter Customer Experience erzeugen, den zukunftsorientierte Wettbewerber erreichen.
- Höhere Kosten: Analoge Prozesse sind in der Regel mit einem hohen manuellen Zeit- und Personalaufwand verbunden, was die Betriebskosten in die Höhe treibt. Außerdem sind sie anfälliger für menschliche Fehler, was ebenfalls direkte und indirekte Kosten auslösen kann.
- Fehlende Flexibilität: Wenn Sie digitale Prozesse nutzen, lassen sich diese mit wenigen Klicks umstrukturieren. Manuelle Prozesse sind dagegen träger. Ihre Restrukturierung ist aufwändiger, was es Ihrem Unternehmen angesichts höherer Unsicherheit und Marktdynamik schwerer macht, wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie brauchen mehr Zeit, um notwendige Anpassungen vorzunehmen und können die Vorteile, von denen Branchenvorreiter profitieren, nicht nutzen.
- Schlechtere Entscheidungen: Komplexe Märkte lassen sich ohne digitale Unterstützung kaum noch effektiv analysieren. KI-Systeme sind Menschen in der rückblickenden und vorausschauenden Analyse von Daten klar überlegen. Wenn Ihr Unternehmen nur wenige Prozesse digitalisiert, kann es die Vorteile von KI nicht voll nutzen. Ihnen entstehen handfeste Nachteile, weil sie ihre Entscheidungen weiterhin auf Erfahrung und Intuition stützen müssen und damit die schlechteren, weil weniger vorausschauenden und weniger verlässlichen, Navigationsinstrumente verwenden.
Prozesse digitalisieren – diese Aufgabe gehört ganz oben auf die Agenda Ihres Unternehmens, wenn es in Zukunft nicht das Nachsehen haben möchte. Der Mehrheit der deutschen Unternehmen ist die Wichtigkeit von Prozessdigitalisierung bewusst: In einer repräsentativen Bitkom-Befragung von 2023 gaben 87% der Teilnehmenden an, dass die Nutzung digitaler Technologien entscheidend sei, 76% beklagten, dass sie bisher allerdings noch zu wenig in Unternehmen eingesetzt werden.
Die größten Chancen der Prozessdigitalisierung für mittlere und große Unternehmen
Prozesse zu digitalisieren, zahlt sich aus. Wenn Ihr Unternehmen einem strukturierten Projektplan folgt und die Transformation systematisch und sukzessive angeht, werden die ersten Erfolge bereits nach kurzer Zeit sichtbar. Wichtiger als kurzfristige Erfolge ist allerdings die Langzeitwirkung: Digitale Prozesse stärken die Resilienz jeder Organisation und legen die Basis für den unternehmerischen Erfolg in den kommenden Jahren und Jahrzehnten.
- Vorsprung durch Innovation: Digitale Systeme und Datenanalysen ermöglichen es Ihnen, Veränderungen in Kundenbedürfnissen jederzeit im Blick zu behalten und früher auf Marktveränderungen zu reagieren. Prozessdigitalisierung kann Ihnen so eine hohe Nachfrage sichern und es vereinfachen, neue lukrative Geschäftsbereiche zu etablieren.
- Höhere Effizienz und Wertschöpfung: Dank Prozessdigitalisierug mit KI können Unternehmen zunehmend auch anspruchsvollere Tätigkeiten automatisieren. Ein erheblicher Produktivitätsgewinn! Ihre Mitarbeitende gewinnen so Zeit, um sich auf aufgeschobene Strategie- und Innovationsarbeit zu fokussieren und damit zusätzliche oder effizientere Wege zur Wertschöpfung zu entwickeln.
- Nachhaltige Kostensenkung: Prozesse zu digitalisieren reduziert nicht nur Ihren Arbeitsaufwand. Sie senkt auch Ihre Betriebskosten, indem sie den Bedarf an Papier und Lagerplatz für Dokumente minimiert. Gleichzeitig kann Ihr Unternehmen über gezielte Datenanalyse weitere Einsparpotenziale in seinen Prozessen erkennen.
- Weniger Fehler, bessere Qualität: Automatisierte, digitale Prozesse minimieren menschliche Fehler und verbessern die Qualität der Arbeitsergebnisse. Denn Ihre standardisierten Abläufe werden genauer und konsistenter ausgeführt. Außerdem erkennen und verhindern sie unvollständige Angaben und arbeiten in hohem Tempo, ohne nachlassende Konzentration.
- Optimierte Flexibilität und Resilienz: Digitale Prozesse lassen sich wesentlich einfacher als analoge verändern und an neue Marktbedingungen oder juristische Anforderungen anpassen. Sie sind auch einfacher skalierbar, sodass sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens problemlos Schritt halten.
- Höhere Transparenz: Digitale Systeme bieten eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Prozessschritte. Wer wann welche Aktivitäten ausgeführt hat, können Sie detailliert nachvollziehen, was die Optimierung und Einhaltung der Compliance erleichtert.
- Bessere Entscheidungsqualität: Prozesse zu digitalisieren, ist die Basis, um Ihre Daten mithilfe von künstlicher Intelligenz und Data Analytics Tools aufzubereiten. Datenbasierte Entscheidungen sind ein Gamechanger, um auch unter Zeitdruck und unsicheren Rahmenbedingungen vorausschauende, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Erhöhte Kundenzufriedenheit: Personalisierte Kundenkommunikation, 24/7-Service und schnelle Lieferungen – alles Faktoren, die für eine hohe Kundenzufriedenheit essenziell sind und die sich auf Basis digitaler Prozesse schnell und einfach optimieren lassen.
Welche Prozesse lassen sich besonders gut digitalisieren?
Prinzipiell lassen sich in Unternehmen alle Prozesse digitalisieren. Wichtig ist aber, dass analoge Prozesse nicht einfach ins Digitale übertragen werden. Denn, wie sagte einst Thorsten Dirks, CEO von Telefónica Deutschland, treffend: “Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Bevor Sie Prozesse digitalisieren, hinterfragen Sie bestehende Workflows und beziehen Sie die Ideen und Perspektiven der im Prozess arbeitenden Mitarbeitenden ein.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Prozesse und analysieren Sie, welche mit Priorität digitalisiert werden sollen, weil Sie hier das größte unternehmerische Potenzial sehen. Leitfragen für die Analyse können sein: Wo liegen aktuell die größten Probleme? Wo fehlen uns wichtige Einblicke? Wo passieren zu häufig Fehler? Wo explodieren die Kosten?
Bei einem guten Use Case haben Sie einen klaren Verbesserungsbedarf, den Sie mithilfe der Digitalisierung sicher lösen können. Machen wir es konkret. Mit diesen zwei Beispielen aus unseren Kundenprojekten möchte ich Ihnen zeigen, was gute Einstiegsprojekte auszeichnet.
Fallbeispiel 1: Erfassen und Verwalten von Bodenproben
Bei einem unserer großen Kunden aus der Baubranche müssen jeden Tag Bodenproben entnommen werden, um die weitere Verarbeitung und Entsorgung von Bodenaushub zu planen. Dabei gelten strikte gesetzliche Vorgaben.
Die Herausforderung: Vor der Prozessdigitalisierung mussten Mitarbeiter:innen verschiedene Dokumente per Hand ausfüllen, die anschließend abgetippt und ins digitale System übertragen wurden. Das Vorgehen verbrauchte viel Papier, kostete viel Zeit und war extrem fehleranfällig. Es kam außerdem immer wieder vor, dass Dokumente nicht mehr auffindbar waren und das Unternehmen seinen Nachweispflichten nicht nachkommen konnte. Gleichzeitig gab es viel individuellen Spielraum bei der Auslegung der gesetzlichen Vorgaben, wodurch diese regelmäßig nicht eingehalten wurden.
Die Lösung: Zusammen mit unserem Kunden haben wir eine App entwickelt, die die Probenehmer:innen Schritt für Schritt durch den Prozess führt: den Angaben werden Fotos und Geolocation hinzugefügt und sämtliche Eingaben werden in Echtzeit validiert. Die App ist mit dem Backoffice-System verbunden, in dem Mitarbeiter die dokumentierten Proben weiter verwalten. Die Beauftragung der Analysen im Labor erfolgt automatisiert. Die Analyseergebnisse werden direkt ins System eingespielt. Das einzige Analoge am neuen Prozess ist der Eimer mit der Bodenprobe selbst. Mit dieser Lösung konnte der Kunde seine Prozessgeschwindigkeit verdoppeln und außerdem die Anzahl der Fehler auf quasi null senken.
Fallbeispiel 2: Self-Service im Kundengeschäft
Unser Kunde Sodexo ist ein börsennotiertes französisches Unternehmen für Catering, Gemeinschaftsverpflegung und Facilitymanagement. Darüber hinaus ist es im Bereich Mitarbeiterbenefits tätig.
Die Herausforderung: Das Unternehmen gibt dazu Gutscheinkarten aus, über die Angestellte Rabatte bei verschiedenen Shops in Anspruch nehmen können. Bisher mussten Mitarbeiter:innen sich an den zentralen Kundenservice wenden, wenn sie ihren Kontostand einsehen, ihre Karte sperren oder entsperren wollten oder herausfinden wollten, bei welchen Partnern sie mit der Karte bezahlen können.
Die Lösung: Gemeinsam mit Sodexo haben wir ein Self-Service-Portal entwickelt, über das Kund:innen diese Anliegen jetzt selbst lösen können. Sie loggen sich in eine mobile App oder via Browser in das Portal ein und haben innerhalb von wenigen Minuten alles erledigt. Sodexo spart durch das Kundenportal viel Zeit und Kosten. Die Mitarbeitenden wissen den digitalen Service sehr zu schätzen und belohnen die Kund:innen mit Loyalität und wertvollen Weiterempfehlungen.
Self-Service-Portale sind Multitalente
Nicht nur im Kundenservice lassen sich Self-Service-Portale einsetzen. Auch in anderen Bereichen können diese digitalen Lösungen Mitarbeiter:innen von einfachen administrativen Aufgaben oder Anfragen entlasten. Wir haben bereits Portale u. a. in den Bereichen Lohnabrechnung, Abo-Management und Lagerverwaltung umgesetzt. Und es sind viele weitere Einsatzbereiche denkbar.
In 5 Schritten zur erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Prozesse
Der Teufel steckt im Detail. Deswegen scheitern laut McKinsey immer noch bis zu 70% der digitalen Transformationsprojekte. Wir haben im Laufe unserer 17 Jahre, in denen wir große und mittlere Unternehmen bei der Prozessdigitalisierung unterstützen, einen strukturierten Prozess entwickelt, der ein Scheitern praktisch unmöglich macht. Bisher konnten wir noch jedem unserer Kunden ein Ergebnis liefern, mit dem er rundum zufrieden – und vor allem erfolgreich – war.
1 Analyse und Strategie
Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um ein genaues Verständnis der aktuellen Prozesse und Digitalisierungspotenziale zu gewinnen. In Workshops sprechen wir mit allen Stakeholdern, um Ziele und Bedürfnisse zu klären. Diese Informationen und technische Analysen sind die Basis, auf der wir eine Strategie für Ihre neuen Prozesse und Strukturen entwickeln. Die Ergebnisse halten wir für Sie in Form von Miro-Boards, Prozessdokumentationen und Roadmaps fest. An der Strategieentwicklung sind bereits Softwarearchitekt:innen beteiligt. Diese frühe Einbindung sorgt für die Entwicklung technischer, effizient umsetzbarer Lösungen und verhindert, dass Ihr Prozesswissen im späteren Projektverlauf verloren geht.
2 Konzept und Design
Im nächsten Schritt konkretisieren wir die Strategie, indem wir Mockups und High-Fidelity-Designs der geplanten Software anfertigen. Wir legen die Software-Architektur und Technologie fest und entwickeln Click-Dummies, um Ihnen erste Tests zu ermöglichen. Detaillierte User Stories und Akzeptanzkriterien helfen, die Anforderungen klar zu definieren. Wir erstellen ein detailliertes Angebot, damit der Kunde entscheiden kann, ob er uns mit der Umsetzung beauftragen möchte.
3 Agile Entwicklung
Die Entwicklung erfolgt agil in zweiwöchigen Sprints. Unsere Kunden haben dabei jederzeit vollen Einblick, da wir in Tools wie Jira und Confluence arbeiten. Je nach Wunsch können Sie an allen oder ausgewählten Terminen wie Dailies und Sprint Reviews teilnehmen. Durch kontinuierliches Testen und Feedback von internen QA-Teams und dem Kunden stellen wir sicher, dass wir Ihre Anforderungen treffen und das Ergebnis laufend optimieren.
4 Rollout und Betrieb
Wenn die Softwareentwicklung abgeschlossen ist, wird sie entweder auf unseren oder Ihren Servern bereitgestellt. Wir schulen Ihre Mitarbeiter:innen umfassend in der Nutzung der neuen Lösung und bieten fortlaufende Wartung und technischen Support an. So stellen wir sicher, dass die Software optimal in Ihr Unternehmen integriert wird.
5 Analyse und Improvement
Auch nach Abschluss des Kernprojekts stehen wir Ihnen bei Bedarf weiter zur Seite: Wir analysieren die neuen Prozesse und die eingesetzte Software regelmäßig, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Sehen wir Handlungsbedarf, nehmen wir die Optimierungen in Absprache mit Ihnen vor, sodass der Entwicklungsprozess in die nächste Iteration geht.
Standardsoftware vs. Individualentwicklung: Was eignet sich wann?
Nicht selten hören wir in Kundengesprächen, dass sie die hohen Kosten der Prozessdigitalisierung fürchten. Hier gibt es ein grundlegendes Missverständnis: Prozesse zu digitalisieren ist nicht per se kostenintensiv. Die Kosten hängen stark davon ab, wie spezifisch Ihre Anforderungen an die Software sind. Individualentwicklung spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie oft den entscheidenden Kostenfaktor ausmacht. Die gute Nachricht für Sie: Eine individuelle Entwicklung ist nicht immer die beste Lösung – manchmal gibt es auch sinnvolle Standardlösungen, die wir gezielt anpassen können, um Kosten zu optimieren.
In der Tabelle sehen Sie, welche Vor- und Nachteile Standardsoftware und Individualsoftware mit sich bringen. Die Gegenüberstellung kann eine individuelle Beratung natürlich nicht ersetzen. Zumal in einigen Fällen auch Kombinationslösungen in Fragen kommen, bei denen wir Standardanwendungen zweckorientiert anpassen. Sprechen Sie uns daher gerne an und wir finden im Dialog heraus, wie eine tragfähige Lösung für Ihr Ziel und in Ihrem Budget aussehen kann.
Unsere 6 häufigsten Anwendungsfälle: Hier lohnt sich Prozessdigitalisierung am meisten
Je nach Branche gibt es einige Use Cases, die sich besonders für eine Prozessdigitalisierung eignen, weil sie erfahrungsgemäß einen hohen wirtschaftlichen Impact haben. Manchmal muss nur eine neue Standardsoftware oder überschaubare App eingeführt werden. Manchmal braucht es eine passgenaue Individualentwicklung. Und manchmal macht die Prozessdigitalisierung die Integration ganz neuer digitaler Produkte oder digitaler Strukturen notwendig. Wir beraten Sie ergebnisoffen, welcher Use Case bei Ihnen ganz oben auf der Agenda stehen sollte. Hier liegen unserer Erfahrung nach am häufigsten Schätze verborgen:
- Self-Service-Portale
Früher wurden Anfragen oder Bestellungen von Kund:innen manuell bearbeitet, was angesichts der hohen Arbeitsbelastung von Mitarbeitenden oft lange dauerte und bei den Kund:innen für Unmut sorgte. Mit Einführung eines Self-Service-Portals, wie bspw. bei unserem Kunden Sodexo, beschleunigen Sie nicht nur die Prozesse, sondern minimieren durch technische Prüfungen auch die Fehlerquote. Kunden gewinnen Autonomie, ihre Zufriedenheit steigt – ein klares Win-Win.
- Workflow-Automatisierung
Viele manuelle Workflows in Unternehmen lassen sich automatisieren, sodass Ergebnisse effizienter, in besserer Qualität und zu geringeren Kosten erreicht werden. Vor allem mit den Fortschritten im Bereich KI kann Ihr Unternehmen jetzt auch anspruchsvollere Tätigkeiten an Maschinen delegieren. Das bestätigen unsere Projekterfahrungen mit Kunden wie Axel Springer, OptoVision und Simpleshow, deren Mitarbeitende wesentlich weniger Zeit für Routineaufgaben aufwenden müssen und signifikant mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung haben.
- Marktplatz
Unternehmen, die Dienstleistungen oder Produkte vermitteln, profitieren enorm von der Einführung eines digitalen Marktplatzes. Unser Kunde Mit uns Leben, das größte ökumenische Startup Deutschlands, vermittelt Pflegekräfte. Wir haben eine Pflegeplattform inkl. Online Shop entwickelt, sodass Angehörige eine professionelle Betreuung mit wesentlich weniger Aufwand koordinieren können. Marktplätze senken die Transaktionskosten, verbessern die Transparenz für Nutzer:innen und nicht zuletzt lassen sich die digitalen Plattformen leicht anpassen, sodass Unternehmen sich an Marktveränderungen leichter anpassen können.
- Datenerfassung
Für eine schnelle, fehlerfreie Datenerfassung sind digitale Lösungen ein Muss. Sie verhindert Fehler und senkt Kosten. Ihre volle Effektivität spielen die Lösungen aus, wenn sie in durchdachte End-to-End-Prozesse integriert sind. Ein typisches Anwendungsfeld ist die Industrie mit ihren Wartungs- und Dokumentationspflichten. Doch auch andere Branchen profitieren. Wir haben zum Beispiel bei Ärzte ohne Grenzen die Spendenerfassung optimiert. Die Organisation senkt damit nicht nur ihren Bearbeitungsaufwand, sondern kann Daten jetzt in Echtzeit analysieren und wertvolle Erkenntnisse für ihre Strategie ableiten.
- Dokumentenmanagement
Beim Management digitaler Dokumente kämpfen viele Unternehmen mit dezentralen, gewachsenen Ablagesystemen. Die Suche nach Informationen ist aufwändig und es entstehen leicht Missverständnissen durch unterschiedliche Dokumentenversionen. Die Bearbeitungskosten steigen unnötig. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS), wie wir es für Orgavision entwickelt haben, bringen Sie Ordnung in Ihre Organisation: Ihre Dokumente werden damit zentral und leicht durchsuchbar gespeichert. Sie vermeiden, dass Dubletten Verwirrung stiften. Stattdessen verbessern Sie Ihre Compliance und senken signifikant Ihre Risiken und Kosten in der Dokumentenverwaltung.
- Kundenmanagement
Bisher wurden Kundeninformationen oft auf unterschiedlichen Plattformen oder sogar manuell verwaltet: Das verzögerte die Bearbeitung von Aufträgen, reduzierte die Möglichkeiten umfassender Analysen und führte zu einer schlechten Kundenerfahrung, da Ansprechpartner nicht auf demselben Wissensstand arbeiteten. Digitale Lösungen wie CRM-Systeme haben wir bereits erfolgreich für Kunden wie McFIT und Freiburger Nachrichten integriert. Diese zentralisieren sämtliche Kundeninteraktionen und ermöglichen eine personalisierte, schnelle und effiziente Kommunikation. Dies verbessert nicht nur die Kundenbindung, sondern auch die internen Prozesse, da Informationen sofort und konsistent verfügbar sind und umfassend genutzt werden können.
Von diesen Herausforderungen sollten Sie sich nicht entmutigen lassen
Es herrscht Aufbruchsstimmung in deutschen Unternehmen. Die Transformationsbereitschaft ist hoch, doch immer mehr Organisationen spüren auch: Die hohen Erwartungen, die sie an neue Technologien für Effizienz und Kostenreduktion gestellt haben, erfüllen sich nicht. Gartner betont, dass nur 8% der Vorstände Digitalisierung in ihren Wachstumsstrategien berücksichtigen, aber immerhin 35% von ihnen ihre gesteckten Transformationsziele auch erreichen.
Damit hohe Investitionen nicht zu enttäuschenden Ergebnissen führen, sollte Ihr Unternehmen sich mit den Fallstricken von Transformationsprojekten vertraut machen und proaktiv Maßnahmen ergreifen, damit diese nicht den Erfolg ihrer Digitalisierungsinitiativen sabotieren. Wir beleuchten die größten Herausforderungen und haben Tipps, wie Sie diese erfolgreich meistern.
Hohe Kosten
Prozessdigitalisierung kann mit hohen Anfangskosten verbunden sein, vor allem, wenn die digitale Infrastruktur angepasst werden muss. Deswegen ist es so wichtig, Use Cases zu priorisieren und mit solchen zu beginnen, die bei überschaubarer Investition einen schnellen Return on Invest liefern. Die ersten messbaren Erfolge ermutigen Entscheider:innen dann, weitere Investitionen zu wagen. Immer wieder erleben es Unternehmen, dass die geplanten Kosten plötzlich doch höher ausfallen. Was ist passiert? Sie haben die versteckten Kosten wie Schulungen, Datenmigration und Systemintegration nicht ausreichend berücksichtigt. Denken Sie auch daran, öffentliche Förderprogramme zur Digitalisierung zu nutzen oder Partnerschaften einzugehen, um die Investitionskosten zu senken.
Längere Projektlaufzeiten
Menschen neigen dazu, die Zeit zu unterschätzen, die für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt wird. Damit Ihre Projektplanung aufgeht, definieren Sie, was Ihre erste nutzbare Version des digitalen Prozesses auszeichnen soll. Damit vermeiden Sie Scope Creep und ein Ausufern des Projekts. Arbeiten Sie mit agilen Methoden, um in enger Abstimmung zwischen Entwickler:innen und Stakeholdern schnell Fortschritte zu erzielen. Evaluieren Sie regelmäßig Ihren Fortschritt und passen Sie Ihren Projektplan an, um Ihr Ergebnis in Time and Budget zu erreichen.
Fehlende Expertise
Viele Unternehmen verfügen nicht über die nötige interne Expertise, um Prozesse erfolgreich zu digitalisieren. Setzen Sie auf externe Partner, die sowohl über technisches als auch prozessbezogenes Wissen verfügen und Sie bei der strategischen Planung und Umsetzung unterstützen können. Arbeiten Sie bei Bedarf parallel daran, Ihr internes Know-how auszubauen, damit Sie nicht in zu starke Abhängigkeit von Dienstleistern kommen, sondern perspektivisch viele Aufgaben durch eigene Mitarbeitende abbilden können. Gerade bei komplexen Systemen kann eine langfristige Partnerschaft mit einem Expertenteam jedoch kostengünstiger sein, um Support und Weiterentwicklung auszulagern.
„Schwierige“ Prozessschritte
Juristische Beurteilung von Dokumenten, Diagnostik von Krankheiten – manche Vorgänge scheinen zu komplex, um sie zu digitalisieren, geschweige denn zu automatisieren. Mithilfe von modernen Technologien wie künstlicher Intelligenz und Vektor-Datenbanken lassen sich häufig jedoch verlässliche Lösungen programmieren. Diese können entweder den Prozessschritt komplett automatisieren oder die Informationen für einen Menschen so vorbereiten, dass der Schritt erheblich schneller durchgeführt werden kann. Holen Sie sich Beratung von Fachexperten, die Branchenerfahrung nachweisen können, und loten Sie Ihre Möglichkeiten aus.
Widerstand der Mitarbeiter
Die besten digitalen Lösungen nützen wenig, wenn Mitarbeitende ihr Potenzial nicht ausschöpfen oder häufige Fehler die Effizienz beeinträchtigen. Die Akzeptanz der Digitalisierung in Ihrer Organisation ist ein entscheidender Faktor, um die unternehmerischen Vorteile der Veränderungen zu ernten. Laut McKinseys Harry Robinson ist die fehlende Einbindung der Mitarbeitenden ein Hauptgrund für das Scheitern von Transformation. Beginnen Sie daher früh mit der internen Kommunikation: Weisen Sie darauf hin, wie sich der Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden durch die neuen Systeme verbessern wird, bieten Sie Schulungen und Trainings für die neuen Anwendungen an und schaffen Sie eine Kultur, die die digitalen Erfolge feiert und Mitarbeitende motiviert, selbst aktiv an der weiteren digitalen Transformation mitzuwirken.
Fazit: Prozessdigitalisierung als Basis der Zukunftsfähigkeit
Prozessdigitalisierung ist heute eine Notwendigkeit. Wollen Unternehmen in wettbewerbsintensiven Märkten in Zukunft bestehen, müssen sie ihre Vorteile für Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen und Kundenzufriedenheit nutzen. Doch die Digitalisierung ist mit vielfältigen Herausforderungen verbunden: Gewachsene digitale Strukturen, hohe Anfangsinvestitionen und eine steigende organisatorische Komplexität halten viele Unternehmen zurück, ihre Prozessdigitalisierung entschiedener voranzutreiben. Hier lohnt es sich, die Beratung und Begleitung kompetenter Fachexperten in Anspruch zu nehmen. Denn jedes weitere Abwarten heute bedeutet größere Wettbewerbsnachteile morgen.
Handeln Sie nicht überstürzt, aber geben Sie Ihrer digitalen Transformation Priorität. Digitalisieren Sie schrittweise. Sammeln Sie überschaubare Use Cases, die schnell sichtbare Erfolge versprechen, um Risiken zu minimieren und gleichzeitig die Akzeptanz innerhalb der Organisation zu fördern. Seitdem künstliche Intelligenz immer mehr Einzug in Unternehmensprozesse hält, hat sich der Innovationsdruck erhöht. Denn digitale Prozesse sind die Basis, um von diesen neuen Technologien zu profitieren. Wer sie nicht einsetzt, wird bereits in wenigen Jahren im Wettbewerb zurückfallen. Wenn Sie mit einem unserer technischen Fachexpert:innen über Ihre Prozesse sprechen wollen, klicken Sie hier, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren.
FAQ: Häufige Fragen zur Prozessdigitalisierung
Bei der Prozessdigitalisierung werden bestehende analoge und oft manuelle Prozesse in digitale Systeme überführt. Wenn große und mittlere Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren möchten, sind die häufigsten Ziele, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und Daten besser nutzbar zu machen. Da sich digitale Prozesse leicht anpassen lassen, gewinnen Unternehmen außerdem Flexibilität und Resilienz: Sie können schneller und kosteneffizienter auf Marktveränderungen reagieren.
Digitale Prozesse nutzen moderne Technologien, um Abläufe effizienter zu gestalten. Kamen früher bei analogen Prozessen Papier und Stift zum Einsatz, werden Arbeitsschritte jetzt mithilfe von Software vereinheitlicht. Automatisierungen und künstliche Intelligenz können menschliches Eingreifen in die Prozesse minimieren, was eine gleichbleibende hohe Bearbeitungsqualität und schnelle -zeit gewährleistet.
Wenn Sie Prozesse digitalisieren möchten, ist es wichtig, methodisch und mit Plan vorzugehen. Je komplexer Ihr Use Case, desto entscheidender ist eine detaillierte Vorbereitung. Wir unterstützen Ihr Unternehmen mit unserem Best-Practice-Ansatz, damit Sie hierbei keine Fehler machen. Wir prüfen vor Projektstart, ob Sie Abläufe optimieren und neue Systeme implementieren müssen, damit sich Ihre Erwartungen an die Digitalisierung am Ende auch erfüllen. Denn ein schlechter analoger Prozess kann auch digital nicht performen.
Die Dauer einer Prozessdigitalisierung hängt von verschiedenen Faktoren ab: der Komplexität des Prozesses, der Anzahl der Beteiligten und den verfügbaren Ressourcen. Einfache Prozesse können innerhalb weniger Wochen digitalisiert werden, komplexere Projekte brauchen häufig Monate, bis sie digitale Form gefunden haben. Wir führen mit unseren Kunden einen Analyse-Workshop, in dem wir Status quo, Ziele und Anforderungen erheben und eine erste Roadmap erarbeiten. Im Anschluss können wir eine genaue Kostenkalkulation aufstellen. Sie möchten vorab eine erste Kostenschätzung einholen? In einem unverbindlichen Beratungsgespräch können wir Ihnen auf Basis unserer Projekterfahrungen eine Grobeinschätzung geben.
Eine vollständige Prozessdigitalisierung ist technisch oft machbar, aber nicht überall sinnvoll. In einigen Bereichen ist eine menschliche Komponente gewünscht, beispielsweise im Kundenservice. Eine maximale Automatisierung wäre nicht zielführend, weil sie die Customer Experience senken würde. Eine weitere Grenze sind rechtliche Vorschriften und Sicherheitsbedenken: Die Digitalisierung darf nicht zum unternehmerischen Risikofaktor werden. Wenn Mitarbeitende die Chancen der neuen digitalisierten Prozesse nicht ausschöpfen, limitieren sie ebenfalls die wirtschaftlichen Effekte.
Schlüsseltechnologien für die effektive Prozessdigitalisierung sind Data Analytics, künstliche Intelligenz und das Internet of Things (IoT). Die Echtzeit-Datenverarbeitung von großen Datenmengen (Big Data) und der Einsatz von KI-Algorithmen (KI-Beratung) ermöglichen es, auch komplexe Aufgaben zu automatisieren. Mithilfe von IoT-Technologien können dann auch physische Geräte und Maschinen in digitale Prozesse integriert und autonom gesteuert werden.
Die Zukunft gehört datenbasierten und hochautomatisierten Prozessen. Machine Learning und KI werden viele, auch komplexe Aufgaben vorbereiten oder ganz übernehmen. Menschen werden mehr Zeit verwenden, um den strategischen Einsatz der KI-Systeme zu planen, die Anwendungen zu trainieren und die Ergebnisse zu kontrollieren. Wir begleiten Unternehmen, die Prozesse digitalisieren möchten, bereits heute so, dass sie eine optimale Zusammenarbeit von Menschen und Maschinen erreichen. Eine Zusammenarbeit, die rechtssicher, wertebasiert und wertschöpfend ist.
Digitalisierung überführt analoge Informationen in digitale Formate. Die Bearbeitung kann in digitalen Systemen weiter manuell erfolgen. Die Digitalisierung schafft aber die Voraussetzung für eine Automatisierung. Mithilfe diverser Technologien können Prozesse dann ohne menschliche Intervention ablaufen. Damit Unternehmen den größten Mehrwert aus der Digitalisierung ziehen, müssen Prozessdigitalisierung und Automatisierung immer Hand in Hand gehen.
