Prozessoptimierung mit KI: Maßgeschneiderte Lösungen statt instabiler No-Code-Anwendungen

Prozessoptimierung mit KI bezeichnet den Einsatz künstlicher Intelligenz, um betriebliche Abläufe gezielt zu analysieren, effizienter zu gestalten und kontinuierlich zu verbessern. Dabei werden moderne KI-Technologien wie maschinelles Lernen, datengetriebene Analysen und Automatisierung direkt in ausgewählte bestehende Prozesse eines Unternehmens integriert. Dies ermöglicht nicht nur die Identifikation von Engpässen und ineffizienten Strukturen, sondern auch deren dynamische Anpassung in Echtzeit. Die Funktionsweisen von KI-Systemen unterscheiden sich, ihr Ziel ist jedoch immer das gleiche: Prozesse schneller, kostengünstiger und präziser zu gestalten. So können Unternehmen wiederkehrende Routineaufgaben an KI delegieren, Fehlerquoten senken und operative Effizienz maximieren – ein unschätzbarer Vorteil in einem dynamischen Marktumfeld.

Die Prozessoptimierung folgt bestimmten Schritten und kann in jeder Phase durch künstliche Intelligenz unterstützt werden. Am Anfang steht die Prozessanalyse: Hier werden Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten durch manuelle oder KI-basierte Datenanalysen, aber auch durch Interviews mit Stakeholdern aufgedeckt. Auf Basis der Erkenntnisse werden Veränderungen organisatorisch und technisch implementiert. Beispielsweise können Prozessschritte verkürzt, Arbeitsschritte automatisiert, Kontrollmechanismen eingeführt oder Verantwortlichkeiten neu verteilt werden. In vielen Bereichen können Unternehmen über eine Prozessautomatisierung mit KI Wettbewerbsvorteile realisieren.

Die neuen Prozesse sollten kontinuierlich überwacht werden: Auch hier lohnt sich die Integration von KI. Sie kann zentrale KPIs monitoren, um bei Abweichungen von der Norm zu reagieren und den neuen Standard zu sichern. Wichtig ist, dass Unternehmen die technologische Entwicklung im Blick behalten und die KI-Systeme bei Bedarf anpassen, um am Puls der technologischen Evolution zu bleiben.

Künstliche Intelligenz basiert auf Datenanalyse. Überall da, wo strukturierte oder unstrukturierte Daten im Unternehmen vorhanden sind, kann KI ihren Mehrwert ausspielen. Kurz: Sie kann in jedem Unternehmensbereich, vom Einkauf über die Personalarbeit und Produktion bis zu Marketing und Vertrieb, wertschöpfend eingesetzt werden. Die Prozessautomatisierung mit KI entwickelt sich zu einem unverzichtbaren Instrument. Denn repetitive Aufgaben mit klaren Standards erledigt die KI wesentlich schneller, fehlerfreier und verlässlicher als menschliche Bearbeiter:innen. Beispiele sind die Rechnungsprüfung, Beantwortung von häufigen Kundenanfragen, die Sichtung von Bewerbungen oder die Risikobewertung von Projekten. Mit Kreativität und Tech-Expertise lassen sich vielfältige Einsatzmöglichkeiten für KI finden.

Die Kosten für eine Prozessoptimierung mit KI hängen von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem der Komplexität des Anwendungsfalls, der Datenverfügbarkeit und Datenqualität und weiteren technologischen Anforderungen. Je nach Unternehmenssituation müssen zudem Kosten für die Schulung von Mitarbeiter:innen eingeplant werden. Bei SPRYLAB legen wir Wert auf eine transparente und faire Kostenkalkulation. Häufig können wir eine grobe Kostenschätzung bereits nach einer ersten Beratung geben.

Die Ankündigung, in Zukunft verstärkt KI in die Organisation zu integrieren, mag bei einigen Begeisterung auslösen, kann bei anderen aber auch Angst schüren, z. B. den Arbeitsplatz in naher Zukunft zu verlieren. Dies ist in den meisten Fällen unserer Erfahrung als KI-Agentur nach allerdings kein realistisches Szenario: Häufig werden sich stattdessen die Verantwortlichkeiten und Aufgaben von Angestellt:innen verändern. Als Arbeitgeber können Sie ihre Mitarbeiter:innen unterstützen, indem Sie Trainings anbieten, damit diese die veränderte Arbeitsweise mit KI erfolgreich meistern. Wenn einige Arbeitsplätze tatsächlich aufgrund von KI überflüssig werden, sollten Sie den betroffenen Mitarbeiter:innen rechtzeitig Umschulungsangebote unterbreiten. Es wird häufig andere Unternehmensbereiche geben, in denen die Kompetenzen und Qualifikationen Ihrer Angestellten weiter eingesetzt werden können.

Traditionelle Prozessoptimierung lässt sich in jeder Phase durch künstliche Intelligenz vereinfachen. Das Ziel sollte sein, die Stärken von Mensch und Maschine optimal zu verbinden. KI kann den Ist-Zustand von Prozessen erfassen, Probleme aufzeigen und bei ihrer Behebung unterstützen. Die finale Entscheidung über strategische Ziele, konkrete Use Cases und den Umfang der KI-Integration sollte jedoch der Mensch treffen. Er kann insbesondere ethische Aspekte und Faktoren, die nicht als Daten in für die KI zugänglichen Quellen auftreten, bei Entscheidungen berücksichtigen.

Nicht alles, was mit künstlicher Intelligenz machbar ist, rentiert sich für den Mittelstand. Um lohnenswerte Use Cases von Showcases zu unterscheiden und fundierte strategische Entscheidungen über KI zu treffen, sollten Unternehmen zumindest Grundlagenwissen im Bereich künstliche Intelligenz und Machine Learning aufbauen.

Unsere eintägigen Workshops können helfen, dieses Grundverständnis aufzubauen und eine Roadmap für den eigenen KI-Einsatz zu definieren. Denn ohne strategische KI-Integration wird in Zukunft kaum ein Unternehmen wettbewerbsfähig sein. Die Prozessoptimierung mit KI bietet viele Use Cases für Pilotprojekte. In Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister können Unternehmen aller KI-Reifestufen hier schnell erste Ergebnisse erzielen. Das vereinfacht den Buy-in von internen Stakeholdern und kann größere KI-Initiativen beflügeln. Gerne beraten wir Sie, welche Anwendungsszenarien in Ihrem Fall besonders geeignet sind.

Halluzinationen und Bias sind reale Probleme der KI-Anwendung. Daher legen wir besonderen Wert auf ein transparentes Projektvorgehen. Wir legen offen, mit welchen Datenmodellen wir wie arbeiten. Durch Prototyping und ein agiles Vorgehen können wir Schwächen der KI früh erkennen und in Abstimmung mit unseren Kund:innen geeignete Schutzmaßnahmen in Workflows und Systeme implementieren. Unsere KI-Lösungen erfüllen höchste Standards der Datensicherheit und Datensouveränität: Sie behalten die volle Kontrolle über die von der KI verarbeiteten Daten, die DSGVO-konform verarbeitet werden. Zudem integrieren wir nach Wunsch verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, um die Daten vor Missbrauch zu schützen.

Robotic Process Automation funktioniert ohne künstliche Intelligenz. Die Prozesse werden durch fest programmierte Vorgaben automatisiert. Diese Form der Prozessoptimierung bieten wir nicht an. Wir konzentrieren uns voll auf die Prozessautomatisierung mit KI. Diese ist aus unserer Sicht in den meisten Fällen effektiver und bietet mehr Zukunftssicherheit. Unsere Lösungen bieten mehr Anpassungsmöglichkeiten und liefern einen Mehrwert, der über die Automatisierung einfacher repetitiver Aufgaben hinausgeht.

Die Dauer eines KI-Projekts zur Prozessoptimierung variiert je nach Komplexität des Use Cases und individuellen Anforderungen. Einfache Automatisierungen mit KI setzen wir innerhalb eines Monats um, komplexere Projekte nehmen mehrere Monate in Anspruch. Da wir Projekte agil nach der Scrum-Methode organisieren, verkürzen wir die üblichen Projektzeiten: Unsere Kund:innen erhalten früh ein erstes Minimal Viable Product, das sie bereits wertschöpfend einsetzen können und das wir dann sukzessive in seiner Leistungsfähigkeit und seinem Funktionsumfang ausbauen.

Wir verstehen, dass viele KI-Dienstleister auf den ersten Blick Ähnliches versprechen. Deswegen bieten wir Ihnen an: Lernen Sie uns einfach unverbindlich kennen. Vereinbaren Sie eine kostenlose Erstberatung, stellen Sie Ihre Fragen und gewinnen Sie einen ersten Eindruck, ob es auch zwischenmenschlich passen könnte. Wir können nur sagen: Wenn Sie Wert auf nachweisbare Erfahrung mit komplexen KI-Projekten legen, einen Dienstleister mit langjähriger Entwicklungserfahrung suchen und eine faire und partnerschaftliche Zusammenarbeit schätzen, dann sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. Schauen Sie sich gerne unsere Referenzen an. Auf Wunsch vermitteln wir auch den persönlichen Kontakt zu ehemaligen Kund:innen.

Nach einem ersten Kennenlernen ist ein eintägiger Workshop eine risikoarme Möglichkeit, uns und unsere Arbeitsweise näher kennenzulernen. Danach sollten Sie sich mit gutem Gefühl und auf fundierter Basis entscheiden können. Gegen oder für uns.

Da wir Projekte agil nach der Scrum-Methode organisieren, verkürzen wir die üblichen Projektzeiten: Unsere Kund:innen erhalten früh ein erstes Minimal Viable Product, das sie bereits wertschöpfend einsetzen können und das wir dann sukzessive in seiner Leistungsfähigkeit und seinem Funktionsumfang ausbauen.