Vom Dienstleister zur SaaS-Company: Wie funnellab mit SPRYLAB Social Recruiting automatisiert
funnellab unterstützt als ehemalige Agentur mittelständische Firmen und Großkunden wie Lufthansa und die Deutsche Telekom mit einer KI-gestützten Plattform im Social Recruiting.
2019
Hamburg
Recruiting
SaaS-Produktentwicklung
Die funnellab GmbH aus Hamburg hat sich seit ihrer Gründung 2019 als erfolgreiche Agentur für Social Recruiting einen Namen gemacht. Mittlerweile betreut sie über 350 mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Zwischen April und Oktober 2024 entwickelte funnellab gemeinsam mit SPRYLAB eine eigene Recruiting-Plattform, um einen großen Schritt vom Agenturgeschäft zum eigenen SaaS-Produkt zu gehen. Damit möchte das Unternehmen den entscheidenden Wechsel vom reinen Dienstleister hin zum Software-Anbieter vollziehen. Die zentrale Herausforderung bestand darin, die erfolgreichen Social-Recruiting-Prozesse zu automatisieren und zugleich ein attraktives Nutzererlebnis zu schaffen.
Die Herausforderungen: Vom Dienstleister zur SaaS-Company
- Startup ohne eigenes Entwicklerteam
- Ziel: Transformation vom Agenturgeschäft zur automatisierten und skalierbaren SaaS-Plattform
- Strukturiertes MVP-Vorgehen mit schnellem Kundenfeedback
- Technische Anforderungen wie die Entwicklung eines Wizards, die Integration eines individuellen Chatbots sowie Schnittstellen zu Airtable und Pipedrive
- Hohe Erwartungen an ein nutzerzentriertes Design, inspiriert von führenden SaaS-Plattformen
Die Ausgangslage war klar: funnellab wollte nicht weiter als klassische Social-Recruiting-Agentur agieren, sondern eine KI-gestützte Recruiting-Software auf den Markt bringen. „Unsere Vision war immer: Recruiting muss vollautomatisch funktionieren. Zwar haben wir als Agentur rund 800 Kampagnen aufgesetzt – das klingt viel, doch gemessen am Gesamtmarkt in DACH ist das ein Tropfen auf den heißen Stein. Deshalb sind wir Anfang 2024 den nächsten logischen Schritt gegangen: die Transformation zur SaaS-Company. Wir wollten nicht nur automatisieren – sondern Social Recruiting von Grund auf neu definieren“, erläutert Marvin Schulz, Managing Partner von funnellab.
„Für uns standen immer zwei Dinge im Vordergrund: der User – es sollte Spaß machen, funnellab zu bedienen und damit auf die Suche nach passenden Kandidaten zu gehen. Und ein möglichst schneller Go-Live. Denn nur in der realen Umgebung lässt sich testen, ob unser Produkt wirklich vom Markt angenommen wird. Dafür war SPRYLAB ein exzellenter Partner mit viel Know-how in der Softwareentwicklung."
Gleichzeitig entstand im selben Jahr ein herausforderndes Marktumfeld für Social-Recruiting-Anbieter. „2024 war wohl das erste Jahr, in dem es in unserer Branche eher bergab ging. Genau in diesem Umfeld haben wir als Company eine große Chance gesehen und ergriffen. Wir haben in diesem Jahr eine Rekordzahl an Neukunden gewonnen – darunter namhafte Kunden wie Lufthansa und Telekom“, so Schulz.
Ein wichtiges Ziel der neuen Plattform war es, Bewerbungsverfahren drastisch zu beschleunigen, sodass sich Kandidat:innen innerhalb von fünf bis zehn Minuten über einen Chatbot bewerben können. Damit sollten sowohl Recruiter:innen als auch Bewerber:innen entlastet werden.
Die Lösung: Eine intuitive, automatisierte Recruiting-Plattform
- Entwicklung eines Job-Wizards zur automatisierten Erfassung relevanter Informationen
- Erstellung eines Automatisierungs-Wizards für optimierte Anzeigenkampagnen
- Nahtlose Integration eines bestehenden individuellen Chatbots und wichtiger Drittanbietertools wie Airtable und Pipedrive
- Technische Basis: Directus als CMS und React-Frontend
- Transparentes Projektmanagement mit engen Abstimmungen und schnellen Iterationszyklen
SPRYLAB setzte sich aufgrund seiner langjährigen Erfahrung mit SaaS- und Plattformprojekten durch. Nach einem umfassenden Konzeptworkshop wurde ein MVP entwickelt, dessen Kernstück der Job-Wizard ist: In 15 einfachen, intuitiv geführten Schritten geben Recruiter:innen eigenständig in einer Benutzeroberfläche alle relevanten Informationen zur ausgeschriebenen Stelle ein – darunter Jobbezeichnung, Qualifikationen, Abschlüsse, Erfahrung, Soft Skills und Gehaltsvorstellungen. Daraus erstellt das System automatisiert ein zielgenaues Bewerberprofil.
Im nächsten Schritt generiert ein automatisierter Prozess im Zusammenspiel von Custom Business Logic Extensions und der angeschlossenen Automatisierungssoftware Make exakt auf die Zielgruppe abgestimmte Anzeigen für Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram und LinkedIn. Der Kunde stellt lediglich die erforderlichen Anzeigen-Designs bereit, während funnellab bei Bedarf durch Onboarding-Videos und persönliche Beratung unterstützt.
Die Kampagnen laufen automatisch, bis vordefinierte Kriterien – etwa Bewerbungszahl oder Budget – erreicht sind. Bewerber:innen, die auf diese Anzeigen reagieren, durchlaufen eine Vorqualifizierung über den Digital-Recruiting-Bot von funnellab. Recruiter:innen behalten dabei jederzeit den Überblick über das dynamische Dashboard, in dem eingehende Bewerbungen in klar definierten Kategorien (A- und B-Bewerber:innen) dargestellt sind, um die besten Kandidat:innen unmittelbar kontaktieren zu können.
„Social-Media-Plattformen verfügen über unvorstellbar viele Daten. Diese Daten nutzen wir effektiv und gezielt für unser Targeting“, betont Schulz. Für Kunden bedeutet dies lediglich, dass sie geeignete Anzeigen-Designs bereitstellen müssen – alle weiteren Schritte erfolgen automatisiert.
Die Integration des bereits bestehenden funnellab-Chatbots wurde effizient umgesetzt. Das agile Projektmanagement mit kurzen Entwicklungszyklen und transparenter Kommunikation war dabei entscheidend für den Erfolg.
„SPRYLAB hat nicht nur unser Geschäftsmodell von Anfang an verstanden, sondern hat proaktiv dazu beigetragen, dass wir als junges Unternehmen den Sprung von einer Agentur zum innovativen SaaS-Anbieter gehen konnten. Besonders geschätzt habe ich die enge, transparente Kommunikation mit unserem Projektteam.”
Das Ergebnis: Schnelleres Recruiting, zufriedene Beta-Tester und reibungsloser Wissenstransfer
„Nach einer intensiven Zeit voller Anstrengung war es endlich so weit: Die ersten Kampagnen laufen, die ersten Mitarbeiter:innen wurden bereits über unsere neue Software eingestellt – und vor allem: der Impact ist sichtbar. Aktuell optimieren wir mit weiteren Beta-Tester:innen den Prozess und ausgewählte Funktionen“, fasst Schulz den aktuellen Stand zusammen.
Messbare Erfolge bei den Pilotkunden sind bereits sichtbar – vom kürzeren Recruiting-Zyklus bis hin zu geringeren Kosten pro Bewerbung. Vor allem die integrierte Datensammlung und -auswertung erleichtert es, weitere Prozessschritte zu automatisieren. funnellab erhielt zudem positives Feedback von Mittelstands-Kunden, weil die Software den hohen Zeitaufwand einer klassischen Recruiting-Kampagne deutlich reduziert.
Neben den sofort sichtbaren Verbesserungen hat funnellab Wert auf eine professionelle Übergabe gelegt: Das neu aufgebaute Inhouse-Entwicklerteam übernahm den Code sukzessive, unterstützt von SPRYLAB bei der Einarbeitung des neuen Teams. Dieser Wissenstransfer umfasste Hilfestellungen im Bewerbungsprozess für neue Entwicklerstelle und umfangreiche Onboarding-Sessions.
Über funnellab
Die funnellab GmbH ist ein 2019 gegründetes Unternehmen aus Hamburg, das mittelständische Firmen mit seiner KI-gestützten Plattform im Social Recruiting unterstützt. Durch präzises Targeting, Chatbot-Vorqualifizierung und ein zentrales Bewerber-Dashboard erreichen Kunden auch passive Fach- und Führungskräfte, besetzen offene Stellen schneller und senken ihre Cost-per-Hire. Über 100 000 qualifizierte Kandidat:innen wurden so bereits für Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung gewonnen.
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